Bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems sind normalerweise umfangreiche Vorarbeiten zu leisten, die sich über Monate hinziehen können, ohne bis dahin zu konkreten Ergebnissen zu führen. Dazu werden Geschäftsabläufe analysiert, das Bestellwesen organisiert, die Freigaberechte modelliert, der Lieferantenstamm aufgebaut, die Materialkataloge eingepflegt, die Bestände erfasst und vieles andere mehr. Im bestmöglichen Fall sind die bereits erfassten Daten im Moment des Echteinsatzes noch nicht wieder veraltet.

Die Ausgangsfrage

Grundsätzlich sollte der Einsatz neuer Software nur erwogen werden, wenn auf diese Weise bestehende, konkrete Fragestellungen beantwortet werden können. Unsere zentrale Frage lautet an dieser Stelle: Kann der Materialverbrauch eines Zeitraumes gemäß der durchgeführten Veranstaltungen und Teilnehmerzahlen schlüssig nachvollzogen werden? Natürlich können auf diese Weise auch Kosten nach Fachbereichen aufgeschlüsselt oder das benötigte Material für das kommende Jahr konkret ermittelt werden.

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems darf im Tagesgeschäft nicht zu messbarer Mehrbelastung der Mitarbeiter führen und damit selbst wieder Kosten verursachen. Aus diesem Grunde sind umfassende Automatismen vorhanden, die sich an den bestehenden Kursvorlagen orientieren und mit Hilfe der Stundenpläne das verwendete Material mit drei Mausklicks je Veranstaltung einbuchen. Natürlich kann man fertige Warenwirtschaftssysteme auch auf dem freien Markt kaufen, jedoch mangelt es ihnen genau an diesem perfekt konfektionierten Zusammenspiel mit den Belangen eines handwerklichen Bildungszentrums.

Zusammenspiel mit der Raum- und Ressourcenplanung (RRP)

In der Raum- und Ressourcenplanung (RRP) werden bereits Dozenten, Räume und Geräte als eigenständige Ressourcenkategorien verwaltet und eingesetzt. Die vierte Kategorie: "Material" nimmt auf Grund ihrer abweichenden Implementierung eine Sonderstellung ein. Auslöser sind die Mengengerüste in dieser Kategorie. Während aktive Dozenten, Räume und Geräte selbst in großen Bildungszentren im Bereich von maximal tausend verschiedenen Einträgen verwaltet werden, erreichen die verschiedenen verwendeten Materialien schnell den Bereich zwischen 10.000 und 100.000 Einträgen. An dieser Stelle würde bereits die Erfassung der Ressourcen aus dem Bereich "Material" und die Eingruppierung in die entsprechenden Ressourcenarten jeden zeitlich vertretbaren Rahmen sprengen. Aus diesem Grunde wird auf beides verzichtet.